Analyse et comparaison de 9 applications pour planifier vos réunions efficacement et professionnellement

Comment planifier facilement des réunions sans subir des allers-retours interminables

Imaginez si, chaque fois que vous voulez planifier une réunion avec quelqu’un, vous n’aviez plus à lui demander ses disponibilités ni à lui proposer les vôtres… Vous invitez simplement la personne à cliquer sur un lien et — tadam! — elle n’a qu’à choisir le moment idéal pour vous rencontrer. 

Finis, les échanges interminables de courriels pour demander les disponibilités et pour proposer des horaires qui ne fonctionnent finalement pas. Les logiciels de planification de réunions sont là pour vous faciliter la vie! 

Les internautes connaissent peut-être déjà le logiciel Calendly, qui a été pionnier dans ce domaine. À ce logiciel s’ajoutent aujourd’hui une offre multiple incluant les Appoint.ly, Doodle, Rally, FreeBusy, Hubspot, Zoho Bookings, Appointlet et Booxi. Notre liste n’est pas exhaustive. Nous croyons qu’elle représente un éventail de choix intéressants pour différents budgets et pour des particuliers et des équipes de petite taille. 

Dans cet article, nous examinons et comparons ces 9 logiciels de planification de réunions afin de mettre en lumière leurs points forts et faibles. 

Commençons tout d’abord par voir comment fonctionnent ces logiciels de planification de réunions. 

Navigation rapide

Comment fonctionne un logiciel de planification de réunions?
Les avantages pour la planification de réunions en équipe
9 logiciels de planification de réunions sous la loupe
Calendly
Appoint.ly
Doodle
Rally
FreeBusy
Hubspot
Zoho Bookings
Appointlet
Booxi
En conclusion: quel logiciel de planification de réunions choisir?

Comment fonctionne un logiciel de planification de réunions?

Au moyen du logiciel de planification de réunions, vous configurez un horaire de travail de base. Ensuite, vous créez différents types d’événements que vous partagerez publiquement (sur un site web, un profil social, vos courriels) ou au moyen de liens privés. Ces événements peuvent être, entre autres, des réunions de 15, 30 ou 60 minutes, en personne ou en ligne. 

Vous nommez les événements de manière à ce que vos invité·e·s sachent à quoi s’attendre, par exemple: «Discussion éclair de 15 minutes», «Rencontre exploratoire de 30 minutes», «Présentation de 60 minutes sur nos services», «Réunion de travail de 90 minutes». 

Vous pouvez configurer des disponibilités propres à chaque type d’événements. Par exemple, il se pourrait que vous vouliez discuter avec votre clientèle en après-midi et conserver les matins pour des réunions avec des collègues. 

Pour chaque type d’événements, vous spécifiez les modalités de rencontre, comme la salle ou le lien vers l’appel de vidéoconférence. Les logiciels de planification de réunions s’intègrent avec plusieurs solutions de vidéoconférence telles que Zoom, Google Meet, GoToMeeting, Microsoft Teams et Webex. 

Pour les professionnel·le·s qui offrent des séances payantes de coaching, d’accompagnement ou de formation, certains logiciels de planification de réunions permettent d’intégrer des modes de paiement comme Stripe ou PayPal. Ainsi, vos invité·e·s devront payer en ligne pour confirmer leur rendez-vous avec vous. Cela est une manière simple et efficace de laisser vos client·e·s planifier leurs rencontres avec vous et de monétiser vos activités. 

Ensuite, vous intégrez votre logiciel de planification de réunions avec votre ou vos calendriers Google, iCloud et Outlook. Cela permet au logiciel de planification de réunions de limiter les plages de disponibilité en fonction des activités et événements déjà prévus à votre agenda. 

Le logiciel de planification de réunions crée des liens URL et des pages en ligne pour vos événements. Vous personnalisez vos pages pour qu’elles reflètent votre image de marque et l’intention derrière chaque type d’événement. 

Et il ne vous reste plus qu’à rendre public (p. ex. site web, profil social) ou à partager les liens vers vos types d’événements. En consultant votre page de prise de rendez-vous, les personnes choisissent la date et l’heure qui leur conviennent. Elles ne voient que les plages qui correspondent à votre horaire de travail, aux paramètres de l’événement et à votre disponibilité en fonction de votre calendrier. 

En réservant une réunion avec vous, elles reçoivent une notification par courriel (et parfois par SMS) indiquant le sujet, la date, l’heure et l’information de lieu ou de connexion. Elle peut modifier ou annuler la réunion en cliquant sur le lien inclus dans la notification. 

La réunion apparaîtra automatiquement dans votre calendrier synchronisé. Certains logiciels vous donnent l’option d’accepter automatiquement toute demande de réunion ou d’accepter manuellement. 

Les avantages pour la planification de réunions en équipe

Les versions d’équipe (souvent payante) des logiciels de planification de réunions permettent de rehausser votre expérience ainsi que celles de vos collègues et de vos invité·e·s. 

Imaginez la situation suivante: vous échangez des courriels avec un·e client·e potentiel·le et finalement cette personne veut vous rencontrer. Vous lui partagez un lien vers votre page de planification de réunions. Les plages horaires disponibles correspondent aux moments où vous êtes disponible et où vos collègues le sont également. 

Ainsi, en quelques clics, votre client·e potentiel·le peut planifier une rencontre exploratoire de manière efficace et professionnelle. Le logiciel lui enverra un courriel de confirmation contenant les informations pour la réunion, incluant le lien vers la vidéoconférence s’il y a lieu. 

Ce genre de scénario peut également se produire à l’interne, lorsque vient le temps de planifier des réunions d’équipe ou de travail. En reliant tous les calendriers des membres à travers des types d’événements d’équipe, le logiciel de planification de réunions rend la vie plus facile pour tout le monde! 

S’il s’agit de sonder vos collègues et partenaires pour découvrir le meilleur moment pour organiser une activité ou un événement, certains logiciels incluent des fonctionnalités de sondage. Les internautes sont probablement au courant de Doodle, qui a fait de ce type de sondage sa spécialité. D’autres logiciels de planification de réunions incluent aussi cette fonctionnalité. 

Finalement, certains logiciels de planification de réunions permettent de créer des événements récurrents. D’autres permettent de créer des événements fixes pour lesquels une inscription est requise. Cela peut être pertinent pour des ateliers de formation, des webinaires ou des conférences. 

9 logiciels de planification de réunions sous la loupe

Calendly

Calendly a été l’une des premières applications pionnières pour la planification des réunions. Elle convient aux particuliers et aux grandes entreprises, que ce soit pour planifier des réunions d’équipe ou des rendez-vous payants (p. ex., coaching, thérapie, formations, services). L’interface est agréable d’utilisation, tant pour les propriétaires de compte que les personnes invitées qui veulent planifier une réunion. Une application mobile iOS et Android est disponible pour faciliter la planification à partir de votre mobile. Plusieurs extensions permettent l’intégration de Calendly directement dans d’autres applications. 

Forfait gratuit: Permet de créer un seul type d’événement actif et de connecter un seul calendrier. 

Forfait payant pour professionel·le·s: Essentials, 96 $ US par personne par an (env. 122 $ CA). Permet de connecter deux calendriers, d’activer un nombre illimité de types d’événements et de créer des événements de groupe. 

Forfait payant pour les équipes:  Professional, 144 $ US par personne par an (env. 183 $ CA). Permet de connecter jusqu’à 6 calendriers, de personnaliser les notifications et les rappels par courriel et par SMS, d’automatiser des flux de travail, de créer des événements collectifs, de percevoir des paiements en ligne (PayPal, Stripe) et de gérer des groupes et des permissions pour les membres de l’équipe. S’intègre à Zapier. 

Version en français disponible. 

Points forts 

  • Interface agréable d’utilisation et sans-fautes
  • Application mobile iOS et Android 
  • Traduction complète en français 
  • Intégration directe avec plusieurs applications tierces 
  • Permet de connecter des calendriers Outlook, Gmail et Apple (iOS, Mac OS, iCloud) 

Points faibles

  • Forfait gratuit limité à un seul calendrier connecté et à un seul type d’événement actif 

Appoint.ly

Appoint.ly se présente comme une application minimaliste pour planifier des réunions un à un. 

Forfait gratuit: Permet de créer un seul type d’événement et de connecter un seul calendrier. 

Forfait payant pour professionel·le·s et équipes: Pro, 96 $ US par personne par an (env. 122 $ CA). Permet de créer un nombre illimité de types d’événements, de gérer une section pour l’équipe et de visualiser des rapports. 

Version en français non disponible. 

Points forts 

  • Minimaliste et simple
  • Surtout pour les réunions un à un 
  • Permet de synchroniser des calendriers Apple (iOS, Mac OS, iCloud), Google, Office 365, Outlook et Exchange

Points faibles

  • Les forfaits gratuits et Pro ne permettent de connecter qu’un seul calendrier par personne
  • Pas de version en français 

Doodle

Doodle est une application reconnue pour les sondages permettant de planifier des réunions de groupe. Vous pouvez désormais créer des pages de réservation de réunions, proposer des plages horaires et laisser les personnes décider laquelle réserver, et intégrer Doodle dans vos applications courantes. 

Forfait gratuit non disponible. 

Forfait payant pour professionel·le·s: Pro, 83,40 $ US par personne par an (env. 107 $ CA). Le nombre d’événements actifs et de sondages de groupe est illimité. Vous pouvez organiser des réunions individuelles ou de groupe. Se connecte aux calendriers Google et Office 365. 

Forfait payant pour les équipes: Team, 107,40 $ US (env. 138 $ CA) par personne par an, minimum de 5 personnes. En plus des fonctionnalités Pro, inclut une console d’administration des rôles et permissions des membres, la possibilité de planifier une réunion pour quelqu’un d’autre et de visualiser des rapports d’activités. 

Version en français disponible. 

Points forts 

  • Le forfait Pro inclut toutes les fonctionnalités pour des réunions individuelles et de groupes, sans avoir à passer au niveau supérieur
  • Le prix du forfait Team est concurrentiel par rapport aux autres applications
  • Tous les forfaits payants s’intègrent à Zapier pour automatiser vos flux de travail 

Points faibles

  • Ne permet pas de connecter un calendrier Apple (iOS, Mac OS, iCloud) 
  • Pas de forfait gratuit. 

Rally

Rally est une application gratuite et en code source libre (open source) servant uniquement à effectuer des sondages pour planifier des réunions de groupe. Elle est complètement gratuite, sans publicité, ne nécessite pas la création de comptes et peut être hébergée sur vos propres serveurs. 

Version en français non disponible. 

Points forts 

  • Entièrement gratuit et en code source libre
  • La version autohébergée permet d’assurer la confidentialité des données

Points faibles

  • Ne sert qu’à effectuer des sondages pour des réunions de groupe

FreeBusy

FreeBusy est une solution complète et abordable pour planifier des réunions individuelles ou de groupe et effectuer des sondages de groupe. 

Forfait gratuit: Permet de connecter un seul calendrier et de créer un nombre illimité de types de réunions un à un. Inclut les sondages pour planifier des réunions de groupe. Ne s’intègre pas automatiquement à vos applications de vidéoconférence.  

Forfait payant pour professionel·le·s: Professional, 48 $ US par an (env. 62 $ CA). Ce forfait individuel permet de partager la disponibilité unifiée de tous vos calendriers tout en conservant leurs données séparément. S’intègre avec vos applications de vidéoconférence. 

Forfait payant pour les équipes: Business, 144 $ US par personne par an (env. 185 $ US). Permet de planifier des réunions en fonction des disponibilités de plusieurs membres de l’équipe, de publier des formulaires et questionnaires pour collecter plus d’informations, et de personnaliser les notifications et rappels par courriel ou texto. 

Version en français disponible. 

Points forts 

  • Tarification concurrentielle pour les professionel·le·s 
  • Les forfaits payants permettent de connecter plusieurs calendriers simultanément. 
  • Prend en charge les calendriers Google, Office 365 et Apple (iOS, Mac OS, iCloud). 
  • Pour chaque calendrier connecté, vous pouvez créer une collection d’événements et ainsi partager plusieurs types d’événements au moyen d’un seul lien

Points faibles

  • Pas d’intégration PayPal ou Stripe qui aurait permis de percevoir des paiements pour des séances payantes (p. ex. coaching, formation)
  • Pas d’intégration Zapier qui aurait permis d’automatiser vos flux de travail avec vos autres applications courantes 

Hubspot

Hubspot est une suite logicielle exhaustive pour la gestion de la relation client (Customer Relationship Management — CRM). Le module de ventes inclut un outil de planification de réunions gratuit. Plusieurs options ne sont cependant disponibles que sur les forfaits payants. 

Forfait gratuit: Permet de créer un type de réunion pour lequel vous pouvez définir plusieurs options de durée. Ne permet pas de créer une page de réunions ou de planifier des réunions impliquant plusieurs membres de l’équipe. 

Forfait payant pour professionel·le·s non disponible. 

Forfait payant pour les équipes:  Sales Hub Starter, 540 $ US (env. 692 $ CA) par an pour deux utilisateurs (23 $ US — env. 30 $ CA — par utilisateur supplémentaire par mois). Permet de créer des pages de réservation en ligne, de planifier des réunions avec plusieurs membres de votre équipe et d’attribuer des réunions de manière aléatoire à des membres de l’équipe (utile pour les ventes). Le forfait Sales Hub Starter inclut des fonctionnalités CRM qui dépassent les besoins en planification de réunions. 

Version en français disponible. 

Points forts 

  • Forfait gratuit intéressant si vous utilisez déjà Hubspot comme CRM 

Points faibles

  • Ne permet pas de connecter un calendrier Apple (iOS, Mac OS, iCloud)
  • Un seul calendrier Google ou Office 365 connecté à la fois 
  • L’application de planification de réunions fait partie d’une suite logicielle plus complexe

Zoho Bookings

Zoho Bookings est une application payante de planification de réunions. Elle peut être utilisée de manière intégrée aux autres applications Zoho ou indépendamment de celles-ci. Zoho offre des suites logicielles complètes en bureautique, en ventes, en marketing, en finances, en comptabilité et facturation, en gestion de projets, en collaboration en ligne, et plus encore. Si vous recherchez une option alternative aux GAFAM, Zoho pourrait avoir des solutions qui correspondent à vos besoins. Les prix des applications Zoho sont très accessibles. De plus, Zoho a une politique de protection de la vie privée et de la confidentialité exemplaire. 

Forfait gratuit non disponible (essai gratuit de 15 jours). 

Forfait payant pour professionel·le·s: forfait Basic, 90 $ CA par utilisateur par an. Permet de synchroniser deux calendriers (Zoho, Google, Office 365) par utilisateur, de créer un espace de travail de groupe et de gérer les réunions pour les membres de l’équipe, de créer un nombre illimité de types d’événements (appelés «services»), d’inviter des clients à planifier une réunion impliquant plusieurs membres de l’équipe et d’intégrer un logiciel de vidéoconférence (Zoom, Google Meet, Zoho Meeting, GoToMeeting). Vous pouvez poser des questions spécifiques aux clients sur le formulaire de réservation. S’intègre avec Zapier pour automatiser les flux de travail. Inclut plusieurs paramètres de personnalisation de votre page de planification de réunions. 

Forfait payant pour les équipes: forfait Premium, 135 $ CA par utilisateur par an. En plus des fonctionnalités Basic, Premium permet de connecter six calendriers par utilisateur, de faire payer les clients pour des rendez-vous professionnels (incluant Stripe et Paypal), d’assigner des ressources (p. ex. salle) aux événements, d’interagir avec Zoho CRM et de notifier vos invités au moyen de textos. 

Version en français disponible. 

Points forts 

  • Permet de connecter plusieurs calendriers du même fournisseur (p. ex. Google)
  • Planifier des rendez-vous payants en intégrant une passerelle de paiement, dont Stripe et PayPal (forfait Premium) 
  • Vos données vous appartiennent et elles ne sont pas utilisées à des fins commerciales
  • S’intègre facilement avec les applications Zoho et aux autres logiciels via Zapier 
  • Riche en fonctionnalités
  • Prix concurrentiel 
  • Application native pour iOS et Android 

Points faibles

  • Calendrier Apple (iOS, Mac OS, iCloud) non pris en charge
  • Pas de forfait gratuit  

Appointlet

Appointlet offre une application de planification de réunions abordable pour les particuliers et les équipes. Avec un forfait gratuit et un seul forfait payant, l’offre est simplifiée et vous aurez de la facilité à faire votre choix. Vous pourrez mettre à niveau vers la version payante à tout moment. 

Le forfait gratuit inclut la plupart des fonctionnalités pour la gestion des réunions pour une équipe. Les fonctionnalités avancées et les intégrations disponibles pour le forfait payant complètent le tout. 

Forfait gratuit: Le forfait Essential s’adresse autant aux particuliers qu’aux équipes. Vous pouvez créer autant de types de réunions que vous le souhaitez, publier des pages de prise de rendez-vous distinctes en fonction de vos besoins et de ceux de votre équipe, inviter des membres à se joindre à votre compte, assigner un ou plusieurs responsables pour une réunion, intégrer la page de planification de réunions sur votre site web, connecter un nombre illimité de calendriers Google et Office 365 et intégrer des applications de visioconférence. 

Forfait payant pour professionel·le·s et équipes: Premium, 96 $ US par utilisateur par an (env. 123 $ CA). En plus des fonctionnalités du forfait gratuit, permet de créer des rendez-vous de type round robin (une personne de l’équipe est affectée aléatoirement à un rendez-vous, en fonction des disponibilités). Vous pouvez intégrer des passerelles de paiement (Stripe, PayPal) pour collecter des paiements pour les rencontres payantes avec vos clients. Vous pouvez aussi personnaliser les notifications par courriel, approuver manuellement les rendez-vous, rediriger les clients vers une autre page après la prise de rendez-vous, personnaliser l’apparence de vos pages de réunions et intégrer à d’autres applications via Zapier. 

Version en français disponible. 

Points forts 

  • Forfait gratuit complet avec peu de restrictions comparativement à la concurrence
  • Forfait Premium permet de se connecter à Zapier pour automatiser des flux de travail 
  • Forfait Premium permet d’accepter des paiements pour des rendez-vous payants (Stripe et PayPal) 

Points faibles

  • Ne s’intègre pas à un calendrier Apple (iOS, Mac OS, iCloud) 
  • Ne permet pas d’envoyer un sondage pour collecter les disponibilités de plusieurs participant·e·s potentiel·le·s

Booxi

L’entreprise montréalaise Booxi offre une application bilingue de planification de réunions spécifiquement conçue pour le commerce de détail (en boutique et en ligne). L’application inclut des outils de gestion de la relation client (CRM) pour aider à augmenter vos ventes. Elle s’intègre avec des logiciels de points de vente (POS), comme Square, pour la vente au détail (forfaits Standard et Premium). 

Forfait gratuit non disponible (essai gratuit de 14 jours). 

Forfait payant pour professionel·le·s: forfait Essentiel, 240 $ CA par an pour un utilisateur. Permet de connecter un seul calendrier, de gérer les rendez-vous, d’accepter des paiements, d’automatiser les notifications par courriel et par SMS, d’intégrer la planification de réunions sur votre site web et de personnaliser les questions lors de la réservation.

Forfait payant pour les équipes: forfait Standard, 480 $ CA par an pour 5 utilisateurs maximum; et forfait Premium, 960 $ CA par an pour 15 utilisateurs maximum. Le forfait Standard permet d’intégrer un outil de vidéoconférence, de gérer les ressources (salles), de gérer des événements de groupe et de s’intégrer à un logiciel de point de vente. En plus de cela, le forfait Premium bonifie la prise de rendez-vous entre plusieurs sites de commerce au détail et de personnaliser l’interface client. 

Version en français disponible. 

Points forts 

  • Prix concurrentiel pour les équipes
  • Intégration avec CRM et logiciel de point de vente (POS) 
  • Application mobile iOS et Android
  • Bilingue  
  • Entreprise québécoise 

Points faibles

  • Prix élevé pour les particuliers 
  • Ne s’intègre pas aux calendriers Apple (iOS, Mac OS, iCloud) 

En conclusion: quel logiciel de planification de réunions choisir?

En plus des applications de planification de réunions examinées ci-dessous, les utilisateurs de certains forfaits payants de Google Workspace peuvent accéder à un outil de planification de rendez-vous de Google Agenda

Pour vous aider à faire un choix judicieux, nous vous invitons à porter une attention particulière aux éléments suivants. 

Combien de calendriers pouvez-vous connecter en fonction du logiciel et du forfait choisis?

Est-ce que votre fournisseur de calendrier est compatible avec le logiciel? Parmi les 9 options examinées, seulement Calendly, Appoint.ly et FreeBusy permettent de connecter un calendrier Apple (iOS, Mac OS, iCloud). 

Est-ce que le forfait permet d’intégrer un logiciel de vidéoconférence et d’automatiser la création de réunions en ligne (p. ex. Zoom)? Cette option est presque indispensable aujourd’hui. Il faut parfois payer pour obtenir un forfait qui intègre automatiquement un logiciel de vidéoconférence. 

Est-ce que vous pouvez commencer avec un forfait abordable et mettre celui-ci à niveau vers une solution supérieure en fonction de l’évolution de vos besoins et de ceux de votre équipe? Choisissez un logiciel qui correspond à vos attentes et qui évoluera avec vos besoins, et non l’inverse. 

 Voulez-vous faire payer les clients lorsqu’ils réservent un rendez-vous? Peu de logiciels permettent l’intégration d’une passerelle de paiement (p. ex. Stripe, PayPal). Calendly, Zoho Bookings, Booxi et Appointlet offrent des forfaits qui permettent d’accepter des paiements. 

À quoi ressemble votre flux de travail global? C’est essentiel de vous demandez comment vous intégrerez votre outil de planification de réunions dans votre manière actuelle de travailler. Qu’il s’agisse de planifier des rencontres un à un ou d’équipe, des activités de gestion de projets, de ventes-marketing ou de formation, vos besoins actuels et futurs devront orienter votre choix. Plus votre volume de réunions est élevé, plus vous voudrez automatiser vos processus. 

Si vous voulez intégrer le logiciel de planification de réunions avec d’autres applications, assurez-vous que ce logiciel s’intègre à vos applications avec Zapier ou bien au moyen d’extensions. Cela allègera significativement votre charge de travail et vous pourrez conserver votre attention sur ce qui compte. 

Nous vous invitons à essayer quelques-unes des applications qui semblent répondre à vos besoins. C’est en vous plongeant dans les interfaces et les fonctionnalités des logiciels que vous connaîtrez mieux leur contribution pour votre manière de travailler. 

Le but est de trouver l’application de planification de réunions qui est au service de ce que vous faites — et non d’adapter ce que vous faites au logiciel! 

Bonne planification de réunions! 

Dernière mise à jour: 9 mai 2022